e-İmza, mali mühür ve KEP adları birbirine benzediği için sık karıştırılır. Üçü de elektronik ortamda kimliğinizi ve belgelerinizin geçerliliğini güvence altına alır, ama farklı işler için kullanılır. Bu yazıda hangisinin ne olduğunu ve işletmenizin hangisine ihtiyaç duyduğunu sade bir dille anlatıyoruz.
01e-İmza Nedir?
e-İmza, resmî adıyla nitelikli elektronik sertifika, bir kişiye aittir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre elektronik ortamda atılan bu imza, ıslak imzayla aynı hukuki sonucu doğurur.
Akıllı kart ya da USB içinde verilir; bilgisayarda kullanmak için kart okuyucu ve sürücü kurulumu gerekir. 1, 2 ya da 3 yıllık süreyle alınabilir. e-Devlet ve SGK işlemlerinde, elektronik ihalelerde ve resmî başvurularda kullanılır.
02Mali Mühür Nedir?
Mali mühür bir kişiye değil, şirkete aittir; şirketin elektronik kaşesi gibi düşünebilirsiniz. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter belgelerini şirket adına imzalamak için kullanılır.
Gelir İdaresi adına TÜBİTAK Kamu SM tarafından üretilir. Başvuru Kamu SM üzerinden çevrim içi yapılır, ücret ödendikten sonra mühür üretilip kargoyla gönderilir. Mali mühür 3 yıl geçerlidir.
03KEP Nedir?
KEP, kayıtlı elektronik posta demektir. Gönderilen iletinin kim tarafından, ne zaman gönderildiğini ve karşı tarafa ne zaman ulaştığını ispatlanabilir şekilde kayıt altına alır. İadeli taahhütlü mektubun elektronik karşılığı olarak düşünülebilir.
Resmî kurumlarla yazışmalarda, ihtar ve bildirimlerde kullanılır. KEP adresi, BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından alınır.
04Aralarındaki Fark Kısaca
- e-İmza: bir kişiye aittir; o kişinin imzası yerine geçer.
- Mali mühür: şirkete aittir; e-Fatura ve e-Defter gibi belgeleri şirket adına imzalar.
- KEP: bir imza değil, bir posta adresidir; resmî yazışmayı ispatlanabilir kılar.
05Hangisine İhtiyacım Var?
Limited ya da anonim şirketseniz ve e-Fatura kullanıyorsanız mali mühür gerekir. Şirket yetkilisinin e-Devlet, SGK ve ihale işlemleri için ayrıca kişisel e-İmza gerekir.
Şahıs işletmeleri e-Fatura’yı e-İmza ile de kullanabilir. Resmî kurumlarla sık yazışıyor ya da hukuki bildirim gönderiyorsanız bir KEP adresi edinmeniz işinizi kolaylaştırır. Çoğu şirket bu üçünden en az ikisine ihtiyaç duyar.
06Süresi Dolarsa Ne Olur?
Süresi dolan e-İmza ya da mali mühürle belge imzalanamaz; mali mühürün süresi dolduğunda e-Fatura kesemez hale gelirsiniz. Mali mühür yenileme başvurusu süre bitiminden yaklaşık üç ay önce açılır. Şirket unvanı değiştiğinde mali mühürün de yenilenmesi gerekir.
Bitiş tarihlerini bir takvime not etmek ya da takibini size destek veren firmaya bırakmak, işin durmasını önler.
Sonuç
e-İmza, mali mühür ve KEP birbirinin yerine geçmez; her biri farklı bir ihtiyacı karşılar. Hangisine ihtiyacınız olduğunu netleştirmek için işletmenizin yapısına ve kullandığınız programa bakmak yeterlidir.
Netron Teknoloji, Bandırma’da e-İmza ve mali mühür başvurusunu, kurulumunu ve programınıza tanıtılmasını tek elden yürütür; belgeleriniz eksiksizse e-İmzanızı aynı gün teslim ederiz. Ayrıntılar için Bandırma e-İmza ve Mali Mühür sayfamıza bakabilirsiniz.
Kurucu, DİA DEDS Sertifikalı Danışman
Üç yıl bir bilişim firmasında uzman e-Dönüşüm danışmanı, ardından bir işletmede DİA uzmanı olarak çalıştı. Ticaret, üretim, dağıtım ve hizmet sektörlerinden pek çok işletmede e-Dönüşüm, ERP kurulumu ve destek verdi.