Mali mühür, e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter gibi belgeleri şirket adına imzalayan elektronik kaşedir. Süresi dolduğunda bu belgelerin imzalanması durur ve defter beratı yüklemek mümkün olmaz. Bu yazıda yenileme sürecini, zamanlamasını ve sık yapılan hataları anlatıyoruz.
01Mali Mühür Ne Kadar Geçerlidir?
Mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı adına TÜBİTAK Kamu SM tarafından üretilir ve üretildiği tarihten itibaren en fazla üç yıl kullanılabilir. Yenileme dönemi yaklaştığında Kamu SM tarafından uyarı e-postaları gönderilir.
Bu e-postalar çoğu zaman kurulum sırasında verilen ve artık kontrol edilmeyen bir adrese gider. Kayıtlı e-posta adresinin güncel olduğundan emin olmak, uyarıların gözden kaçmasını önler.
02Yenileme Ne Zaman Yapılmalı?
Yenileme bildirimi, kullanım süresinin dolmasından yaklaşık üç ay önce yapılır. Başvurudan sonra yeni mühür üretilip kargoyla gönderildiği için son haftalara bırakmak yerine bu dönemin başında başvurmak en güvenli yoldur.
Yeni mühür elinize ulaştığında kurulumu yapılır ve kullandığınız programa ya da entegratöre tanıtılır. Eski mührün süresi dolmadan bu geçişi tamamlamak, belgelerin imzalanmasında kesinti yaşanmasını önler.
03Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?
- Kamu SM’nin internet sitesindeki mali mühür başvuru ekranından yenileme başvurusu oluşturulur.
- Başvuru bilgileri kontrol edilir; unvan, vergi numarası, adres ve yetkili bilgileri güncel olmalıdır.
- Ücret, Kamu SM’nin belirttiği ödeme kanallarından ödenir.
- Mühür üretilir ve şirket adresine kargoyla gönderilir.
- Yeni mühür kurulur ve programa ya da entegratöre tanıtılır.
04Süresi Dolarsa Ne Olur?
Mali mührün süresi dolduğunda e-Defter beratları imzalanamaz; mühürle imzalanan e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri de düzenlenemez. Özel entegratör kullanan işletmeler fatura gönderimini entegratör üzerinden sürdürebilir, ancak e-Defter beratları için kendi mali mühürlerine yine ihtiyaç duyar.
Yenileme zamanında yapılamadıysa Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru formu, ödeme dekontu ve teslim tarihini gösteren belgelerle birlikte durumu açıklayan bir dilekçe verilmesi gerekebilir. Bu durumda mali müşavirinizle birlikte hareket etmeniz önemlidir.
05Unvan ya da Yetkili Değişikliğinde
Şirket unvanı değiştiğinde eski mali mühür geçerliliğini yitirir ve yeni unvanla yeniden başvuru yapılması gerekir. Mührü kullanan yetkililerde değişiklik olduğunda da durum Kamu SM’ye bildirilmelidir.
Nevi değişikliği, birleşme ya da adres değişikliği gibi durumlarda mührün etkilenip etkilenmediğini önceden kontrol etmek, e-Fatura sürecinin aksamasını önler.
06PIN ve Kurulum Sorunları
Mali mühür, PIN art arda birkaç kez hatalı girildiğinde kilitlenir. Kilit açma işlemi Kamu SM’nin yönlendirdiği yöntemle yapılır. PIN bilgisinin yalnızca yetkili kişilerde bulunması gerekir.
Yeni bilgisayara geçişte kart okuyucu sürücüsü ve imza bileşenlerinin yeniden kurulması gerekir. Mührün yeni bilgisayarda çalıştığı test edilmeden eski bilgisayarın devreden çıkarılmaması önerilir.
Sonuç
Mali mühür yenilemesi üç yılda bir yapılan bir iş olduğu için kolayca unutulur. Bitiş tarihini takvime işlemek, kayıtlı e-postayı güncel tutmak ve başvuruyu yenileme döneminin başında yapmak işin durmasını önler.
Netron Teknoloji, Bandırma’da mali mühür başvurusunu, yenilemesini ve kurulumunu yürütür; bitiş tarihlerini sizin yerinize takip eder. Ayrıntılar için Bandırma e-İmza ve Mali Mühür sayfamıza bakabilirsiniz.
Kurucu, DİA DEDS Sertifikalı Danışman
Üç yıl bir bilişim firmasında uzman e-Dönüşüm danışmanı, ardından bir işletmede DİA uzmanı olarak çalıştı. Ticaret, üretim, dağıtım ve hizmet sektörlerinden pek çok işletmede e-Dönüşüm, ERP kurulumu ve destek verdi.