e-Fatura’ya geçmek; zorunluluğunuzu kontrol etmek, mali mühür almak, başvuruyu yapmak ve faturayı kestiğiniz programı bağlamak demektir. Adımlar doğru sırayla ve zamanında yapıldığında geçiş sorunsuz tamamlanır. Bu rehber, başvurudan ilk faturaya kadar izlemeniz gereken yolu anlatıyor.
01e-Fatura’ya Geçmek Zorunda mıyım?
Bir hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmeler, izleyen yılın 1 Temmuz tarihinden itibaren e-Fatura kullanmak zorundadır. İnternetten satış yapanlar ile gayrimenkul ve motorlu taşıt alım satımı ya da kiralaması yapanlar için bu sınır 500 bin TL’dir.
e-Fatura kullanan ve brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan işletmeler ayrıca e-İrsaliye’ye geçmek zorundadır. Sınırlar Gelir İdaresi tarafından değiştirilebileceği için güncel durumu mali müşavirinizle teyit edin. Zorunlu olmasanız da isteğe bağlı olarak geçebilirsiniz.
02Mali Mühür ya da e-İmza Alın
e-Fatura belgeleri elektronik olarak imzalanır. Limited ve anonim şirketler bunun için mali mühür kullanır; şahıs işletmeleri e-İmza ile de devam edebilir.
Mali mühür TÜBİTAK Kamu SM tarafından üretilip kargoyla gönderildiği için genellikle bir hafta civarında elinize ulaşır. Bu yüzden geçiş sürecinin ilk adımı olarak başlatılmalıdır.
03Başvuru Yolunu Seçin: Portal mı, Özel Entegratör mü?
e-Fatura’yı Gelir İdaresi’nin ücretsiz portalı üzerinden ya da özel entegratör aracılığıyla kullanabilirsiniz. Portal, az sayıda fatura kesen işletmeler için yeterli olabilir; ancak faturalar elle girilir.
Faturayı muhasebe ya da ERP programınızdan kesmek, cari ve stok kayıtlarınızın otomatik oluşmasını istiyorsanız genellikle özel entegratör tercih edilir. Seçimi, aylık fatura sayınıza ve kullandığınız programa göre yapın.
04Programınızı Bağlayın
Özel entegratörle çalışıyorsanız, kullandığınız programın e-Fatura modülü entegratöre bağlanır. Bu adımda fatura şablonu, seri ve numaralandırma, e-posta gönderimi ve arşivleme ayarları yapılır.
Bağlantı tamamlandıktan sonra test faturası gönderilir ve faturanın alıcıya doğru ulaştığı kontrol edilir.
05e-Arşiv ve e-Defter
e-Fatura’ya geçtiğinizde, e-Fatura kullanmayan müşterilerinize kestiğiniz faturalar e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Program bu ayrımı alıcının kaydına bakarak otomatik yapar.
e-Fatura’ya geçen ve bilanço esasına göre defter tutan işletmeler, genellikle izleyen hesap döneminin başından itibaren e-Defter tutmak zorundadır. Geçiş tarihini mali müşavirinizle birlikte netleştirin.
06İlk Faturadan Önce Kontrol Listesi
- Cari kartlarda vergi ya da TC kimlik numarası, adres ve e-posta bilgileri eksiksiz mi?
- Fatura serisi, numaralandırma ve şablon doğru ayarlandı mı?
- Mali mühür ya da e-İmza bilgisayara kuruldu ve programa tanıtıldı mı?
- Test faturası gönderilip alıcıya ulaştığı görüldü mü?
- Mali müşavirinize geçiş tarihi ve yeni süreç bildirildi mi?
Sonuç
e-Fatura’ya geçiş tek seferlik bir iştir, ama sırası önemlidir: önce zorunluluk ve tarih, sonra mali mühür, ardından başvuru ve program entegrasyonu. Bu sıralama korunduğunda ilk fatura sorunsuz kesilir.
Netron Teknoloji, Bandırma’da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter geçişini baştan sona yürütür. Ayrıntılar için Bandırma e-Fatura ve e-Dönüşüm sayfamıza bakabilirsiniz.
Kurucu, DİA DEDS Sertifikalı Danışman
Üç yıl bir bilişim firmasında uzman e-Dönüşüm danışmanı, ardından bir işletmede DİA uzmanı olarak çalıştı. Ticaret, üretim, dağıtım ve hizmet sektörlerinden pek çok işletmede e-Dönüşüm, ERP kurulumu ve destek verdi.