e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen elektronik faturadır. İki uygulama birbirine benzediği için sık karıştırılır; oysa hangi faturanın kesileceğini sizin tercihiniz değil, alıcının durumu belirler. Bu yazıda farkı, güncel kuralları ve 2027’de değişecekleri anlatıyoruz.
01e-Arşiv ile e-Fatura Arasındaki Fark
e-Fatura yalnızca sisteme kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenir ve Gelir İdaresi altyapısı üzerinden doğrudan alıcının sistemine ulaşır. e-Arşiv fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan şirketlere, şahıs işletmelerine ve nihai tüketicilere kesilir; alıcıya e-posta ile gönderilir ya da kağıda basılarak verilir.
Fatura keserken önce alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde olup olmadığına bakılır. Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Çoğu muhasebe ve ERP programı bu kontrolü otomatik yapar.
02Kimler e-Arşiv Kullanmak Zorunda?
e-Fatura kullanıcısı olan işletmeler, e-Fatura kullanmayan alıcılara kestikleri faturaları tutardan bağımsız olarak e-Arşiv fatura olarak düzenler.
e-Fatura kullanıcısı olmayan işletmeler için de kağıt fatura alanı her yıl daralıyor. 2026 yılında bilanço esasına göre defter tutanlar için tutar sınırı kalktı. Basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar ise 589 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile tanınan imkânla, vergiler dahil 3.000 TL’ye kadar olan faturalarını 31 Aralık 2026’ya kadar kağıt olarak düzenleyebiliyor.
032027’de Ne Değişiyor?
Basit usul ve işletme hesabı mükellefleri için tanınan 3.000 TL’lik kağıt fatura imkânı 31 Aralık 2026’da sona eriyor. 1 Ocak 2027’den itibaren bu mükellefler de faturalarını e-Arşiv fatura olarak düzenleyecek. Böylece kağıt fatura büyük ölçüde tarihe karışıyor.
Bu geçişi son haftaya bırakmamak gerekir: e-Arşiv için kullanılacak yöntemin seçilmesi, programın ayarlanması ve fatura şablonunun hazırlanması birkaç gün sürebilir.
04e-Arşiv Nasıl Kesilir?
e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi’nin e-Arşiv Portalı üzerinden ya da özel entegratör aracılığıyla düzenlenebilir. Portal, az sayıda fatura kesen işletmeler için ücretsiz bir seçenektir, ancak faturalar elle girilir.
Faturayı muhasebe ya da ERP programınızdan kesmek, cari ve stok kayıtlarının otomatik oluşmasını sağlar. Bu durumda program bir entegratöre bağlanır ve e-Fatura ile e-Arşiv ayrımı her faturada otomatik yapılır.
05Dikkat Edilecek Noktalar
- Alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarasını ve e-posta adresini eksiksiz alın.
- Alıcı bilgilerini doğru girin; hatalı düzenlenen fatura için iptal ve yeniden düzenleme gerekir.
- İnternetten satış yapıyorsanız faturada internet satışına ilişkin bilgilerin yer alması gerekir.
- Kestiğiniz faturaları mevzuatta öngörülen süre boyunca saklayın.
Sonuç
e-Arşiv ve e-Fatura birbirinin alternatifi değil, tamamlayıcısıdır: alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir. 2027 ile birlikte kağıt fatura alanı neredeyse tamamen kapanacağı için geçişi şimdiden planlamak gerekir. Sınır ve tarihler Gelir İdaresi tarafından değiştirilebileceği için güncel durumu mali müşavirinizle teyit edin.
Netron Teknoloji, Bandırma’da e-Arşiv ve e-Fatura geçişini programınızla birlikte kurar. Ayrıntılar için Bandırma e-Fatura ve e-Dönüşüm sayfamıza bakabilirsiniz.
Kurucu, DİA DEDS Sertifikalı Danışman
Üç yıl bir bilişim firmasında uzman e-Dönüşüm danışmanı, ardından bir işletmede DİA uzmanı olarak çalıştı. Ticaret, üretim, dağıtım ve hizmet sektörlerinden pek çok işletmede e-Dönüşüm, ERP kurulumu ve destek verdi.