Müşterinize gönderdiğiniz teklif, firmanızın adını taşıyan bir adresten gittiğinde daha güvenilir görünür. Ücretsiz e-posta hesaplarıyla yürütülen yazışmalar ise çalışan ayrıldığında kaybolabilir. Bu yazıda kurumsal e-postanın neden önemli olduğunu ve Microsoft 365’e geçişte nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.
01Alan Adlı E-posta Neden Önemli?
ad@firmaniz.com biçimindeki bir adres, alıcıya yazışmanın gerçekten firmanızdan geldiğini gösterir ve sahte e-postalarla karıştırılma riskini azaltır.
Daha önemlisi, hesaplar kişiye değil şirkete aittir. Bir çalışan ayrıldığında e-posta kutusu ve yazışma geçmişi şirkette kalır; gerekirse başka bir çalışana devredilebilir.
02Microsoft 365 Neler Sunar?
Microsoft 365; e-posta ve takvim (Exchange ve Outlook), dosya depolama ve paylaşım (OneDrive ve SharePoint), toplantı ve ekip iletişimi (Teams) ile Word, Excel ve PowerPoint gibi Office uygulamalarını tek bir abonelikte toplar. Hangi bileşenlerin dahil olduğu seçilen pakete göre değişir.
Tüm bileşenler aynı kullanıcı hesabıyla çalışır; ortak takvimler, paylaşılan klasörler ve toplantılar aynı yerden yönetilir.
03Geçiş Nasıl Yapılır?
- İhtiyaç belirlenir: kullanıcı sayısı, paket türü ve info@, muhasebe@ gibi paylaşımlı adresler.
- Alan adı Microsoft 365’e tanıtılır ve DNS kayıtları düzenlenir.
- Kullanıcılar ve paylaşımlı posta kutuları oluşturulur.
- Eski e-posta kutularındaki iletiler yeni sisteme taşınır.
- Bilgisayar ve telefonlarda Outlook kurulumu yapılır, kullanıcılar bilgilendirilir.
Doğru planlanan bir geçişte e-posta trafiği kesintiye uğramaz; DNS değişikliği genellikle mesai dışında yapılır.
04Güvenlik İçin İlk Ayarlar
Kurumsal e-posta hesapları saldırganların en çok hedef aldığı hesaplardır. İki aşamalı doğrulamanın tüm kullanıcılar için açılması, parola ele geçirilse bile hesabın korunmasını sağlar.
SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğru tanımlanması ise firmanız adına sahte e-posta gönderilmesini zorlaştırır ve gönderdiğiniz e-postaların istenmeyen klasörüne düşme ihtimalini azaltır.
05Lisans Seçimi
Her kullanıcı için en kapsamlı paketi almak gerekmez. Yalnızca e-posta kullanan çalışanlar için temel paketler, Office uygulamalarını masaüstünde kullananlar için daha kapsamlı paketler seçilerek maliyet dengelenebilir.
info@ gibi paylaşımlı posta kutuları çoğu durumda ayrı bir kullanıcı lisansı gerektirmez.
Sonuç
Kurumsal e-posta, işletmenin dijital kimliğinin temelidir. Doğru kurulmuş bir Microsoft 365 ortamı e-posta, takvim ve dosyaları tek yerde toplar; güvenlik ayarlarıyla birlikte işletmenin verisini korur.
Netron Teknoloji, Bandırma’da Microsoft 365 geçişini, lisans planlamasını ve kullanıcı eğitimini yürütür. Ayrıntılar için Bulut ve Lisans sayfamıza bakabilirsiniz.
Kurucu, DİA DEDS Sertifikalı Danışman
Üç yıl bir bilişim firmasında uzman e-Dönüşüm danışmanı, ardından bir işletmede DİA uzmanı olarak çalıştı. Ticaret, üretim, dağıtım ve hizmet sektörlerinden pek çok işletmede e-Dönüşüm, ERP kurulumu ve destek verdi.