ERP programı, bir işletmenin yıllarca birlikte çalışacağı en önemli yazılımdır. Yanlış seçim; tutmayan rakamlar, tekrar tekrar girilen bilgiler ve yarıda kalan bir kurulum demektir. Aşağıdaki on soru, programlara bakmaya başlamadan önce cevabını bilmeniz gerekenlerdir.
01Hangi Sorunu Çözmek İstiyoruz?
Programa bakmadan önce sorunu yazın. Stok sayımı tutmuyor mu, tahsilatlar mı gecikiyor, teklifler mi takipsiz kalıyor? Sorun listesi ne kadar netse doğru program o kadar kolay bulunur.
Bu listeyi, işi her gün yapan çalışanlarınızla birlikte çıkarın. Sorunu en iyi, o ekranda takılan kişi bilir.
02Kaç Kişi, Hangi İşte Kullanacak?
Kullanıcı sayısı ve her kullanıcının ne yapacağı, hem lisans maliyetini hem de modül seçimini belirler. Muhasebe, satış, depo ve yönetim farklı ekranlara ihtiyaç duyar.
Önümüzdeki iki üç yılda büyümeyi de hesaba katın; sonradan kullanıcı eklemek çoğu programda kolaydır, ama programı değiştirmek değildir.
03Bulut mu, Kendi Sunucumuz mu?
Bulut ERP'de sunucu bakımı ve yedekleme sağlayıcıdadır, programa her yerden ulaşırsınız. Kendi sunucunuzda ise internet kesintisinden daha az etkilenirsiniz, ama sunucunun bakımı, güvenliği ve yedeği sizin sorumluluğunuzdadır.
Hangisinin uyduğu; şube sayınıza, internet altyapınıza ve BT desteğinize göre değişir.
04e-Fatura ve e-Defter ile Nasıl Çalışacak?
e-Dönüşüm uygulamalarının programın içinden mi, ayrı bir entegratör üzerinden mi çalışacağını baştan öğrenin. Faturayı kesen kişinin iki ayrı ekran arasında gidip gelmesi hem zaman kaybıdır hem hataya açıktır.
05Eski Verilerimiz Nasıl Taşınacak?
Cari kartlar, stoklar ve açık bakiyeler yeni programa taşınmalı ve rakamlar eski programla birebir tutmalıdır. Veri aktarımının kimin sorumluluğunda olduğunu ve mutabakatın nasıl yapılacağını teklifte görün.
06Sektörümüze Uygun mu?
Üretim yapıyorsanız reçete ve maliyet, perakendedeyseniz kasa ve barkod, şubeleriniz varsa şubeler arası transfer önemlidir. Sektörünüzde bu programı kullanan başka işletme olup olmadığını sorun.
07Mali Müşavirimizle Uyumlu mu?
Mali müşavirinizin verilere nasıl ulaşacağını önceden konuşun. Uyum baştan sağlanmazsa ay sonunda aynı bilgiler iki kez girilir.
08Eğitim Kimlere, Nasıl Verilecek?
Toplu bir sunum yerine, her kullanıcıya kendi ekranında ve kendi işi üzerinden verilen eğitim çok daha kalıcıdır. Eğitimin süresini ve kimleri kapsadığını teklifte yazılı görün.
09Canlıya Geçtikten Sonra Destek Kimde?
Kurulum bittiğinde kimi arayacağınızı, ne kadar sürede dönüş alacağınızı ve desteğin nasıl ücretlendirileceğini sorun. Program kadar, arkasındaki destek de önemlidir.
10Toplam Maliyet Ne Olacak?
Lisans bedeli maliyetin yalnızca bir parçasıdır. Kurulum, veri aktarımı, eğitim, yıllık bakım ve yenileme ile gerekiyorsa donanımı da hesaba katın. İlk yılı ve sonraki yılları ayrı ayrı hesaplayın.
Sonuç
Bu soruların cevabı netleştiğinde hangi programın uyduğu da büyük ölçüde ortaya çıkar. Cevapları birlikte çıkarmak isterseniz, 30 dakikalık ücretsiz ön değerlendirmede mevcut düzeninizi inceleyip size uyan seçenekleri gösteririz.
Kurucu, DİA DEDS Sertifikalı Danışman
Üç yıl bir bilişim firmasında uzman e-Dönüşüm danışmanı, ardından bir işletmede DİA uzmanı olarak çalıştı. Ticaret, üretim, dağıtım ve hizmet sektörlerinden pek çok işletmede e-Dönüşüm, ERP kurulumu ve destek verdi.