ERP geçişinin en çok emek isteyen ve en çok hata çıkan aşaması veri aktarımıdır. Eski programdaki karışık kayıtlar olduğu gibi taşınırsa yeni sistem ilk günden güven kaybeder. Bu yazıda verilerin temiz ve eksiksiz aktarılması için izlenecek adımları anlatıyoruz.
01Neler Aktarılır?
Genellikle cari kartlar, stok kartları, depo bilgileri, fiyat listeleri ve açılış bakiyeleri aktarılır. Açık siparişler, çek ve senetler ile sabit kıymetler de işletmenin yapısına göre kapsama alınır.
Eski yılların tüm hareketlerini taşımak çoğu zaman gerekmez. Geçmiş kayıtlar eski programda okunabilir şekilde saklanır; yeni sisteme açılış bakiyeleri ve açık işlemler aktarılır.
02Aktarım Adımları
- Dışa aktarma: veriler eski programdan tablo olarak alınır.
- Temizlik: mükerrer, kullanılmayan ve hatalı kayıtlar ayıklanır.
- Eşleştirme: eski alanlar yeni sistemin alanlarıyla eşleştirilir, kod yapısı belirlenir.
- Deneme aktarımı: veriler test ortamına aktarılır ve incelenir.
- Kontrol: bakiyeler ve stok miktarları eski sistemle karşılaştırılır.
- Canlı aktarım: son veriler belirlenen tarihte yeni sisteme alınır.
03Cari Kartlarda Temizlik
Aynı firmanın farklı yazımlarla iki ya da üç kez açılması, vergi numarası eksik kartlar ve yıllardır hareket görmeyen hesaplar en sık karşılaşılan sorunlardır. Aktarımdan önce mükerrer kartlar birleştirilmeli, vergi ve iletişim bilgileri tamamlanmalıdır.
e-Fatura ve e-Arşiv düzenlerken vergi numarası ve adres bilgileri kullanıldığı için bu temizlik yalnızca düzen için değil, doğru fatura kesmek için de gereklidir.
04Stok Kartlarında Kod Yapısı
Stok kodları, yeni sistemde yıllarca kullanılacak bir yapıdır. Ürün grubu, marka ya da özellik bilgisini taşıyan, sonradan genişletilebilir bir kod yapısı belirlemek raporlama ve aramayı kolaylaştırır.
Birim tanımları ve çevrim oranları (adet, koli, kilogram gibi) aktarımdan önce netleştirilmelidir. Yanlış birimle aktarılan stok, ilk sayımda büyük farklar olarak ortaya çıkar.
05Açılış Bakiyeleri ve Mutabakat
Canlıya geçiş tarihindeki cari, kasa, banka ve stok bakiyeleri yeni sisteme açılış kaydı olarak girilir. Bu bakiyelerin eski programdaki değerlerle birebir tutması gerekir.
Geçişten önce önemli müşteri ve tedarikçilerle cari mutabakat yapmak, fiziki stok sayımıyla programdaki miktarları eşitlemek, yeni sistemin ilk günden doğru bilgi vermesini sağlar.
Sonuç
Veri aktarımı, ERP projesinin görünmeyen ama en belirleyici kısmıdır. Temizlik, eşleştirme ve deneme aktarımı için ayrılan zaman, canlıya geçişten sonra karşılaşılacak sorunları büyük ölçüde azaltır.
Netron Teknoloji, ERP geçişlerinde veri aktarımını temizlik ve kontrol adımlarıyla birlikte yürütür. Geçişin genel planı için Ön Muhasebeden ERP’ye Geçiş yazımıza bakabilirsiniz.
Kurucu, DİA DEDS Sertifikalı Danışman
Üç yıl bir bilişim firmasında uzman e-Dönüşüm danışmanı, ardından bir işletmede DİA uzmanı olarak çalıştı. Ticaret, üretim, dağıtım ve hizmet sektörlerinden pek çok işletmede e-Dönüşüm, ERP kurulumu ve destek verdi.